Waarom zouden we alles laten scannen?
Tijd- en kostenbesparing. U kunt nu inderdaad “zoeken” in uw hardcopy archief. Dit is tijdrovend en u weet nooit 100% zeker of u alle informatie heeft en/of de laatste versie. Door uw informatie digitaal te ontsluiten wordt het zoeken “vinden”. De zoektijd wordt enorm verkort. U vindt informatie dwars door alle documenten heen en u weet zeker dat u de laatste versie en volledige informatie heeft. Door uw hardcopy archief om te zetten in digitaal doorzoek- en vindbare informatie verkrijgt u inzicht door overzicht. Denk bijvoorbeeld aan frequenties van storingen, inspecties, type equipement en nog veel meer. Kortom, krijg antwoord op al uw vragen, gebaseerd op het geheel aan beschikbare data in één systeem.
Moeten wij eerst het hardcopy archief helemaal gaan opschonen?
Nee, dit is niet nodig. Dit zijn overbodige uren en kosten die niet opwegen tegen de scanuren en -kosten van ProClass. Want hoe bepaal je wat relevant is? Nu maar ook later en voor wie? Doordat digitale opslag bijna oneindig is, hoef je deze keuze niet te maken. Alle documenten worden gescand en de ProDocs Engine kent dan automatisch metadata toe aan de scans gebaseerd op de inhoud. Het systeem ontdubbelt automatisch alle gescande bestanden, de bestanden komen dus maar één keer voor. Als alles is gescand, kan ook het hele hardcopy archief weg.
De hardcopy set is onze enige set originelen die mogen beslist het terrein niet af.
Kunnen wij dan toch nog geen gebruik maken van jullie diensten? Jazeker! ProClass brengt haar scanapparatuur naar uw locatie. Onze scanprofessionals scannen al uw documenten lokaal. Niets gaat uw terrein af en alles blijft continu beschikbaar. Mocht er tijdens het scanproces iets wijzigen in een origineel document, dan weet ProClass door middel van haar QA systeem wat wel en niet gescand is.
In het verleden zijn delen van het hardcopy archief gescand. Moeten deze weer opnieuw gescand worden?
Nee, vermits 100% duidelijk is welk deel reeds gescand en tevens ongewijzigd is. In dat geval scannen we niet (weer) de hardcopy set, maar verwerken de digitale bestanden. Als er onduidelijkheid bestaat over welke hardcopy set is gescand en of deze nog 100% gelijk is, dan scannen we alsnog deze hardcopy set. De ProDocs Engine vergelijkt vervolgens de reeds gescande bestanden met de laatste scans en bepaalt zo de laatste versie.
Wanneer kunnen we originele hardcopy documenten definitief vernietigen?
Een beproefde methode is om het hardcopy archief af te sluiten na scannen en de sleutel in bewaring te houden. Als na een jaar niemand is komen vragen om de sleutel, omdat ze het niet digitaal konden vinden, dan is het tijd om het hardcopy archief definitief te vernietigen. Als u de ruimte waar het hardcopy archief staat, wilt hergebruiken, kunt u uw archief opslaan. Ook hier geldt dat als niemand binnen een jaar in de opslag op zoek gaat naar documenten, kunt u het vernietigen.
Blijft de (hardcopy) informatie ook beschikbaar tijdens het scanproces?
Ja. We werken voor veel volcontinue en high-end klanten en zijn ons er terdege van bewust dat informatie ten allen tijde beschikbaar en toegankelijk moet zijn. Daarom scannen wij uw hardcopy archief op locatie. De scans worden bovendien direct verwerkt, zodat ze de volgende dag digitaal beschikbaar zijn in ProDocs en Docs2Go.
Hoe worden de gescande bestanden opgeslagen?
Bij iedere scanopdracht op locatie worden de scans dagelijks op een portable harddisk gekopieerd. De harddisk wordt frequent omgewisseld, in overleg met de klant afhankelijk van de hoeveelheid bestanden. De harddisk met scans wordt vervolgens gekopieerd naar de dataserver in ons datacenter. Afhankelijk van de afspraken worden de bestanden dan verwerkt door onze ProDocs Engine.
Ik wil de scans in eigen systeem opslaan na jullie scan werk. Kan dat?
Ja natuurlijk! Als u ons laat weten hoe u de metadata en/of bestandsnaam wilt hebben, dan zorgen wij dat u de gegevens moeiteloos als batch in uw eigen systeem kunt importeren.
Als ik alles laat scannen heb ik documenten dan mogelijk een aantal keer dubbel in het systeem zitten?
Nee, van iedere revisie blijft 1 exemplaar behouden. De ProDocs Engine maakt de documenten automatisch doorzoek- en dus leesbaar voor de Engine. Het systeem bepaalt de unieke metadata van ieder document. In de vervolgstappen filtert de ProDocs Engine automatisch de dubbele bestanden eruit.
Hoe wordt de bestandsnaam gegeven aan de scans?
De ProDocs Engine maakt alle documenten leesbaar door middel van OCR. Door jarenlange ontwikkeling en “machine learning” van de ProDocs Engine kan het systeem de metadata van het document uitlezen. Deze metadata wordt gebruikt om automatisch een bestandsnaam te genereren. Uw wensen kunnen hierin mee genomen worden.
Hoe wordt er om gegaan met de tabbladen? Krijg ik alles in een groot bestand opgedeeld?
ProClass deelt de documenten automatisch in volgens de reeds aanwezige tabbladen.
Hoe wordt omgegaan met onze hardcopy's en hoe krijg ik alles terug na het scannen?
Wij gaan natuurlijk met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met uw originelen. Onze professionele scanapparatuur zorgt ervoor dat uw documenten netjes blijven en nietjes automatisch gedetecteerd worden. Na het scannen worden de originelen op dezelfde manier weer opgeborgen in uw ordners of hangmappen. Zaken die wij hebben moeten ontdoen van nietjes, paperclips en eenmalige hechtingen, worden zonder deze zaken netjes teruggestopt in ordner of hangmap.
Hoeveel ruimte hebben jullie nodig om te scannen?
Onze scanapparatuur bestaat uit een gootformaatscanner (A0+) en een professionele A3 tafelscanner. Voor iedere scanprofessional van ProClass is een tafel en stoel nodig. Onze gootformaatscanner staat op eigen onderstel en heeft een ruimte nodig van 2 m².
