Documenten vinden – ProSearch
Vind snel en eenvoudig uw documenten met onze vindmodule ProSearch, zoals Google Search.
Het zoeken en vinden van de juiste informatie en documenten ergens op uw netwerkschijf kost vaak onnodig veel tijd.
ProClass geeft u met de vindmodule ProSearch in ProDocs de mogelijkheid ieder document snel en eenvoudig te vinden.
ProSearch werkt zoals Google Search, alleen dan voor uw eigen documenten.
Zoek op ieder woord of nummer en vind snel en eenvoudig al uw gerelateerde documenten.
Inleiding
(Click on image for more info)
Informatie uit documentatie eenvoudig vinden in ProDocs op de Google-manier. Dat is mogelijk met de functie ProSearch in ProDocs. Niet langer documenten zoeken, maar slechts vinden. Alle informatie over een bepaalde asset wordt gevonden, uit ieder document waarop de asset voorkomt.
ProDocs Portaal
(Click on image for more info)
Uw documenten worden geplaatst in een klantspecifiek ProDocs Portaal, een omgeving 'in de cloud', waar uw documenten veilig staan. ProDocs is uitgerust met diverse modules waarmee u uw documenten compleet kunt beheren en bewerken
ProTransfer
(Click on image for more info)
Alle documenten worden ingelezen op onze beveiligde dataserver met de functie ProTransfer in ProDocs. Uw bestanden worden tot 50GB van uw pc-systemen rechtstreeks en veilig ge-upload naar de ProDocs servers. De bestanden komen dus niet in de cloud bij onbekende servers, zoals bij andere transfer aanbieders
Uitpakken compressiebestanden
(Click on image for more info)
Compressie bestanden zoals zip, 7z of rar worden automatisch uitgepakt. Zowel de compressie file als de uitgepakte bestanden worden op de documentenlijst geplaatst. Compressiebestanden die opgeslagen zijn in een ander compressiebestand worden ook automatisch uitgepakt.
Genereren van documentenlijst
(Click on image for more info)
Welke bestanden zijn er precies aangeleverd door de (eind-)klant? Wat zat in al die Zip-bestanden? Gecomprimeerde bestanden worden automatisch uitgepakt. ProDocs genereert een documentenlijst van alle bestanden met vermelding van pad, bestandsnaam, bestandstype en ontvangstdatum.
Documenttype classificatie
(Click on image for more info)
Onze ProDocs Engine classificeert de bestanden op documenttype, zoals certificaat, contract, handleiding, e-mail, datasheet, procedure etc. en op tekeningtype, zoals aansluitsheet, buildinglayout, map, geografische tekening, Iso, P&ID, loopsheet etc. en foto’s.
Bestandstypen
(Click on image for more info)
De volgende typen worden verwerkt door onze enige en gepubliceerd in Docs2go en ProDocs: bestanden uit Word (Doc en Docu), Excel (xls en xlsx), Pdf, Autocad, Microstation, Powerpoint, Mails, Html, Tif, Txt, ePlan, Access, mdb, Plc software pakketten/zip files (incl. index lijst). Bestanden tot 10mb worden verwerkt. Grotere bestanden worden opgesplitst in meerdere bestanden van max 10 mb.
Conversie originelen naar PDF
(Click on image for more info)
Alle originelen worden automatisch geconverteerd naar pdf-bestand om meerdere redenen. Ten eerste worden de initieel ontvangen bestanden beschouwd als originelen. Deze worden in het hart van ons systeem opgeslagen, dus kunnen we altijd terug naar de originele uitgangssituatie. Ten tweede kan vrijwel iedereen een pdf-bestand openen en lezen in ProDocs en Docs2Go. Ten derde zijn pdf-bestanden door onze ProDocs Engine bewerkbaar, waardoor onze engine veel informatie in de pdf kan toevoegen.
PDF wasstraat
(Click on image for more info)
Na conversie naar pdf-bestand gaan de pdf-bestanden in de ProDocs Engine door een soort Wasstraat. Op tal van punten worden deze bestanden opgepoetst, zoals ontspikkelen, rechtdraaien, meer contrast toevoegen, in zwart/wit voor de leesbaarheid, grote pdf-bestanden (>10mb) opsplitsen, gereedmaken voor internet, conversie naar pdf/a.
OCR-en van Documenten
(Click on image for more info)
Met behulp van OCR-techniek worden letters, cijfers en leestekens van documenten afgelezen. Vervolgens wordt ieder pdf-bestand getransformeerd naar een pdf/a-bestand.
Folderstructuur
(Click on image for more info)
De folderstructuur van de klant blijft gehandhaaft. De documenten zijn terug te vinden in de folderstructuur waarin deze in eerste instantie zijn aangeleverd.
ProSearch
(Click on image for more info)
Met ProSearch in ProDocs kunt u documenten zoeken zoals in Google. De zoekmethodiek ProSearch is gebaseerd op de Google Search Appliance. Hierdoor is het mogelijk documenten te zoeken met het Google algoritme. In ProDocs zijn van uw documenten een pdf/a-bestand gemaakt. Hierdoor zijn alle teksten lees- en dus doorzoekbaar geworden voor ProDocs en kunt u op ieder gewenst kenmerk zoeken.
Condities
(Click on image for more info)
Aanlevering van de juiste bestandstypen die verwerkt kunnen worden in ProDocs.