Van Big Mess naar BIG DATA in 1 dag!

From Big Mess…

…to BIG DATA…

…in 1 Day!

Inleiding

ProClass kan voor u uw hardcopy archief scannen en converteren naar doorzoekbare pfd-bestanden. In onze systemen ProDocs en Docs2Go vindt u vervolgens uw bestanden eenvoudig met onze”vind-modules” ProSearch, ProMap en met behulp van Virtual Reality.

 

Scanners op locatie leveren

Wij kunnen op onze eigen locatie scannen, maar ook bij u ‘on site’. Wij begrijpen dat uw originelen altijd beschikbaar moeten blijven en niet het terrein af mogen. Daarom komen wij bij u op locatie scannen! Onze scanners worden bij u gestationeerd en geïnstalleerd.

 

Onze scanners

Het scannen wordt door ons uitgevoerd met professionele apparatuur: grootformaat scanners (> A3), hoog volume kleinformaat scanners (≤ A3), flatbed scanners, bijbehorende pc’s en portable harddisks voor opslag.

 

 

Auto indeling bestanden

Voor het scanproces maken wij gebruik van speciale schutbladen, die op de plaats komen van tabbladen in de betreffende ordners of hangmappen. Hierdoor worden de pagina’s achter ieder schutblad automatisch in een apart bestand opgeslagen.

 

Check systeem bij scannen

Iedere te scannen ordner of hangmap wordt voorzien van een sticker, waarop de uitgevoerde scanwerkzaamheden worden aangevinkt. Zo is op ieder moment duidelijk wat reeds is uitgevoerd.

 

 

Back-up van de gescande bestanden

Regelmatig worden de reeds gescande bestanden op onze beveiligde dataserver van ProDocs geplaatst via portable harddisks. Het werk wordt zo direct veilig opgeslagen.

 

 

“Pdf-wasstraat”

Daar de originelen niet altijd “perfect” zijn, gaan de gescande bestanden door de “pdf-wasstraat”. Hier worden de bestanden opgepoetst, zoals ontspikkelen, rechtdraaien, contrast toevoegen, pdf-bestanden >10mb opsplitsen, geschikt maken voor internet.

 

Documenttype classificatie

Onze ProDocs Engine classificeert automatisch de bestanden op diverse documenttypen, zoals certificaat, contract, handleiding, e-mail, datasheet, procedure, foto, etc. en op tekeningtypen zoals aansluitschets, buildinglayout, map, Iso, P&ID, loopsheet, etc.

 

Leesbaar maken van documenten voor ProDocs Engine

Met behulp van OCR-techniek worden alle karakters van documenten gelezen, geconverteerd en geverifieerd door onze Engine. Vervolgens worden deze karakters in een verborgen laag in het document geplaatst en opgeslagen als pdf/a-bestand.

 

Metadata van documenten

De pdf/a-bestanden worden geïndexeerd, zodat ieder document traceerbaar wordt. Hiertoe worden van elk document metadata-velden uitgelezen, gezamenlijk de documentsleutel genoemd: documentnummer of -omschrijving, revisienummer, sheet- en/of paginanummer(s).

 

Ontdubbelen van bestanden dmv bestand-software-sleutel

Archieven bevatten veel dubbele bestanden. Onze ProDocs Engine ontdubbelt automatisch. Ontdubbeling wordt uitgevoerd d.m.v. een gecreëerde bestand-software-sleutel, die gebaseerd is op een aantal parameters, zoals metadata en inhoud.

 

 

Documenten op locatie plaatsen

Ieder document wordt op locatie geplaatst. Aan de hand van diverse data wordt de locatie van een document bepaald, zoals: aanwezige adresgegevens, naamgevingen, GPS-gegevens, GPS locatie van mobiel, geocode (Rail), hectometrering (Infra), kunstwerken (Infra), assetnummers (Petro Chemie).

 

ProDocs portal

Een klantspecifieke Portal wordt voor u aangemaakt in ons systeem ProDocs: een omgeving “in de cloud” waar uw documenten veilig staan. ProDocs heeft diverse vind-modules waarmee u uw documenten altijd vindt, zoals: ProSearch, ProMap en met behulp van Virtual Reality.

 

Condities

Het aantal strekkende meters archief wordt opgemeten. Op basis van deze gegevens en ervaring van het gemiddeld aantal documenten per ordner volgt een prijsopgave van het scanproces. Benodigdheden op locatie: kantoorruimte van 4m2.