Veel gestelde vragen (FAQ) scanprocess van hardcopy archieven

Wij moeten eerst het hardcopy archief gaan opschonen om uit te zoeken wat wel en niet gescand moet worden? Hoe daarmee om te gaan?

Interne uren en kosten wegen niet op tegen de scanuren en -kosten ProClass

Hoe bepaal je wat relevant is? Nu maar ook later? Maar ook voor wie?

Digitale opslag is (bijna) oneindig.

ProDocs engine kent automatisch metadata toe aan de scans gebaseerd op de inhoud.

ProDocs ontdubbeld automatisch alle gescande bestanden dus uw bestanden komen er maar 1 keer in in ProDocs.

Als alles gescand kan ook het hele hardcopy archief helemaal weg.

De hardcopy set is onze enige originelen. Die mogen beslist het terrein niet af. Hoe daarmee om te gaan?

ProClass brengt haar scan apparatuur naar uw locatie. Onze scan professionals scannen dan al uw documenten lokaal. Niets gaat buiten uw terrein en alles blijft continue beschikbaar.

Mocht er iets wijzigen in de originelen set gedurende het scanprocess dan weet ProClass door middel van haar QA systeem wat wel en niet gedaan is.

In het verleden zijn delen van het hardcopy archief gescand. Hoe daarmee om te gaan?

Prima. Als 100% duidelijk is welk deel dat is dan scannen we niet (weer) de hardcopy set maar verwerken de digitale bestanden.

Als er onduidelijkheid over bestaat welke hardcopy stelt dat was en/of of die nog 100% gelijk is, dan scannen we de hardcopy set. Onze ProDocs machine vergelijkt de reeds gescande bestanden met onze scans om zo de laatste versie te bepalen.

Wanneer kan ik de originele gescande documenten definitief vernietigen?

Een beproefde methode is om het hardcopy archief af te sluiten na scannen. De sleutel in bewaring te houden/geven. Als na een jaar niemand is komen vragen voor de sleutel omdat ze het niet digitaal vinden konden, dan is het tijd om het hardcopy archief definitief te vernietigen.

Als u de ruimte waar het hardcopy archief staat asap weer wilt hergebruiken dan kunt u ook uw archief in opslag geven. Ook hier geldt dat als niemand in een jaar in de opslag opzoek gaat naar documenten dan kunt u het vernietigen.

De (hardcopy) informatie moet altijd beschikbaar blijven tijdens scanprocess.

We werken voor veel volcontinue en highend klanten en zijn ons terdege bewust van het altijd beschikbaar moeten hebben van de informatie.

Wij scannen op locatie waardoor uw volledige hardcopy archief altijd beschikbaar blijft.

De scans worden direct verwerkt waardoor ze de volgende dag al beschikbaar zijn in ProDocs en Docs2Go

Hoe wordt de bestandsnaam gegeven aan de scans? Is dat scan000001 t/m scan00heelveel?

De ProDocs engine maakt alle documenten leesbaar voor de engine door middel van OCR. Door de jarenlange kennis en machine learning weet onze engine de metadata van het document te halen. Deze metadata kan gebruikt worden om automatisch de bestandsnaam te genereren. Deels hoe u het wenst.

Hoe wordt er om gegaan met de tabbladen? Krijg ik alles in 1 grote file of opgedeeld?

ProClass hanteert een methode gedurende het scanprocess waarbij de documenten automatisch opgedeeld worden volgens de tabbladen die reeds aanwezig zijn.

Ik wil de scans in eigen systeem opslaan na jullie scanwerk. Kan dat?

Ja natuurlijk! Als u ons laat weten hoe u de metadata en/of bestandsnaam wilt hebben, dan zorgen wij dat u de gegevens moeiteloos in uw eigen systeem kunt importeren als batch. 

We kunnen nu toch ook erbij dus waarom zouden we alles laten scannen?

U kunt nu inderdaad “zoeken” in uw hardcopy archief. Tijdrovend en nooit 100% tevredenstellend of u nu alle informatie heeft en/of de laatste versie. 

Door uw informatie digitaal te ontsluiten in ProDocs en Docs2Go wordt het zoeken vinden. De zoektijd wordt ontzettend verkort. U vindt informatie dwars door alle documenten heen en u weet zeker dat u de laatste en volledige informatie heeft.

Wat als u uw hardcopy archief kunt omzetten in informatie. Als u nu eens inzicht kreeg in frequenties van storingen, inspecties, type equipment etc.? Door het hardcopy archief leesbaar te maken voor de ProDocs Engine kunt u uw vragen beantwoord krijgen, gebaseerd op al uw historische en waardevolle data.

Hoe wordt omgegaan met onze hardcopy’s en hoe krijg ik alles terug na het scannen?

Wij gaan natuurlijk met de grootst mogelijke voorzichtigheid om met uw originelen. Onze professionele scanner zorgen ervoor dat uw documenten niet “opgevreten” worden en dat nietjes automatisch gedetecteerd worden. 

Na het scannen worden de originelen op de zelfde manier weer opgeborgen in uw ordners of hangmappen. Zaken die wij hebben moeten ontdoen van nietjes, paperclips, eenmalige hechtingen etc. Worden zonder deze zaken netjes teruggestopt in ordner of hangmap. 

Hoeveel ruimte hebben jullie nodig om te scannen?

Onze scanapparatuur bestaat uit een grootformaat (A0+) en een professionele A3 tafel scanner. Voor iedere scan professional van ProClass hebben we een tafel en een stoel nodig. Onze grootformaatscanner staat op eigen onderstel en heeft een ruimte nodig van 2 m2. 

Hoe worden de gescande bestanden opgeslagen?

Wij leveren bij iedere scanopdracht ter plekke er altijd een portable harddisk bij. Op deze harddisk worden de scans dagelijks gekopieerd. Frequent (in overleg klant en afhankelijk van de hoeveelheid) wordt de harddisk omgewisseld. De harddisk met de scans wordt dan direct gekopieerd naar onze dataserver in ons eigen datacenter. Afhankelijk van de afspraken worden de bestanden dan direct verwerkt door onze ProDocs Engine.

Als ik alles laat scannen heb ik dadelijk alles er 10 keer dubbel inzitten!

Doordat de ProDocs Engine de documenten automatisch doorzoekbaar maakt en dus leesbaar voor de engine wordt de unieke metadata van het betreffende document bepaald. In de vervolgstappen filtert ProDocs engine automatisch de dubbele bestanden eruit. U houdt dus iedere revisie slechts 1 keer over.