Ontdubbelen van Documenten

Inleiding

Netwerkschijven bevatten meestal veel dubbelingen. Door te ontdubbelen kan veelal een reductie bereikt worden tot wel 40% van het totaal aantal bestanden. Met het opschonen van uw netwerkschijf komt de nodige schijfruimte weer beschikbaar.

 

 

ProDocs portaal

Uw documenten worden geplaatst in een klantspecifiek ProDocs Portaal, een omgeving “in de cloud”, waar uw documenten veilig staan. ProDocs is uitgerust met diverse modules waarmee u uw documenten compleet kunt beheren en bewerken.

 

 

Uitpakken compressiebestanden

Compressie bestanden zoals zip, 7z of rar worden automatisch uitgepakt. Zowel de compressie file als de uitgepakte bestanden worden op de documentenlijst geplaatst. Compressiebestanden die opgeslagen zijn in een ander compressiebestand worden ook automatisch uitgepakt.

 

 

Genereren documentenlijst

Welke bestanden zijn er precies aangeleverd door de (eind-)klant? Wat zat in al die Zip-bestanden? Gecomprimeerde bestanden worden automatisch uitgepakt. ProDocs genereert een documentenlijst van alle bestanden met vermelding van pad, bestandsnaam, bestandstype en ontvangstdatum.

 

 

Conversie originelen naar pdf bestand

Alle originelen worden automatisch geconverteerd naar pdf-bestand om meerdere redenen. Ten eerste worden de initieel ontvangen bestanden  beschouwd als originelen. Deze worden in het hart van ons systeem opgeslagen, dus kunnen we altijd terug naar de originele uitgangssituatie. Ten tweede kan vrijwel iedereen een pdf-bestand openen en lezen in ProDocs en Docs2Go. Ten derde zijn pdf-bestanden door onze ProDocs Engine bewerkbaar, waardoor onze engine veel informatie in de pdf kan toevoegen.

 

Pdf Wasstraat

Na de conversie naar pdf-bestand gaan de pdf-bestanden in de ProDocs Engine door een soort Wasstraat. Op tal van punten worden deze bestanden opgepoetst, zoals ontspikkelen, rechtdraaien, meer contrast toevoegen, in zwart/wit voor de leesbaarheid, grote pdf-bestanden (>10mb) opsplitsen, conversie naar pdf/a, gereedmaken voor internet.

 

 

Folderstructuur

De folderstructuur van de klant blijft gehandhaaft. De documenten zijn terug te vinden in de folderstructuur waarin deze door de klant zijn aangeleverd.

 

 

Documenttype classificatie

Onze ProDocs Engine classificeert de bestanden op documenttype, zoals certificaten, Contracten, handleidingen, e-mails, datasheets, procedures etc. en op tekeningtype, zoals Aansluitschets, buildinglayout, Map, Geografische tekeningen, Iso’s, P&ID’s, loopsheets etc. en foto’s.

 

 

OCR-en van documenten

Met behulp van OCR-techniek worden letters, cijfers en leestekens van documenten afgelezen. Vervolgens wordt ieder pdf-bestand getransformeerd naar een pdf/a-bestand.

 

 

Data verificatie

Alle data worden op karakterniveau geverifieerd.
Voorbeeld: is het uitgelezen karakter “0” – cijfer 0 – of hoofdletter O.

 

 

Verificatie

Hierbij worden de karakters qua samenhang gevalideerd. Is het een woord volgens het woordenboek? Of voldoet het aan de voorgeschreven syntax van een asset nummer?

 

 

Metadata van documenten

Documenten worden geïndexeerd, zodat ieder document traceerbaar wordt. Hiertoe worden van elk document metadatavelden uitgelezen, gezamenlijk de documentsleutel genoemd : documentnummer, revisienummer, sheet- en/of paginanummer.

 

 

Ontdubbelen van bestanden

2018PE0036 Ontdubbelen digitale bestandenNetwerkschijven bevatten meestal veel dubbelingen. Door te ontdubbelen kan veelal een reductie bereikt worden tot wel 40% van het totaal aantal bestanden. Ontdubbeling wordt uitgevoerd op een aantal parameters: metadata, inhoud, software sleutel, datum van aanmaak, datum laatst gewijzigd.

 

 

Condities

Vrijblijvende offerte wordt gebaseerd op de hoeveelheid documentatie. Na schriftelijke opdrachtbevestiging wordt de opdracht ingepland.

 

 

 

Voordelen van ontdubbelen documenten

  • De nodige schijfruimte is weer beschikbaar op uw netwerk
  • Ieder document is vindbaar door metadatering van alle documenten
  • Overzicht in uw documentatiesysteem door de aangebrachte folderstructuur