Informatie vindbaar met Google in ProSearch

Inleiding

Informatie uit documentatie eenvoudig vinden in ProDocs op de Google-manier. Dat is mogelijk met de functie ProSearch in ProDocs. Niet langer documenten zoeken, maar slechts vinden. Alle informatie over een bepaalde asset wordt gevonden, uit ieder document waarop de asset voorkomt.

 

 

Prodocs Portaal

Uw documenten worden geplaatst in een klantspecifiek ProDocs Portaal, een omgeving “in de cloud”, waar uw documenten veilig staan. ProDocs is uitgerust met diverse modules waarmee u uw documenten compleet kunt beheren en bewerken.

 

 

Protransfer

Alle documenten worden ingelezen op onze beveiligde dataserver met de functie ProTransfer in ProDocs. Uw bestanden worden tot 50GB van uw pc-systemen rechtstreeks en veilig ge-upload naar de ProDocs servers. De bestanden komen dus niet in de cloud bij onbekende servers, zoals bij andere transfer aanbieders.

 

 

Uitpakken compressiebestanden

Compressie bestanden zoals zip, 7z of rar worden automatisch uitgepakt. Zowel de compressie file als de uitgepakte bestanden worden op de documentenlijst geplaatst. Compressiebestanden die opgeslagen zijn in een ander compressiebestand worden ook automatisch uitgepakt.

 

 

Genereren documentenlijst

Welke bestanden zijn er precies aangeleverd door de (eind-)klant? Wat zat in al die Zip-bestanden? Gecomprimeerde bestanden worden automatisch uitgepakt. ProDocs genereert een documentenlijst van alle bestanden met vermelding van pad, bestandsnaam, bestandstype en ontvangstdatum.

 

 

Documenttype classificatie

Onze ProDocs Engine classificeert de bestanden op documenttype, zoals certificaat, contract, handleiding, e-mail, datasheet, procedure etc. en op tekeningtype, zoals aansluitsheet, buildinglayout, map, geografische tekening, Iso, P&ID, loopsheet etc. en foto’s.

 

 

welke bestandstypen worden verwerkt

De volgende typen worden verwerkt door onze enige en gepubliceerd in Docs2go en ProDocs: bestanden uit Word (Doc en Docu), Excel (xls en xlsx), Pdf, Autocad, Microstation, Powerpoint, Mails, Html, Tif, Txt, ePlan, Access, mdb, Plc software pakketten/zip files (incl. index lijst). Bestanden tot 10mb worden verwerkt. Grotere bestanden worden opgesplitst in meerdere bestanden van max 10 mb.

 

 

conversie originelen naar pdf bestand

Alle originelen worden automatisch geconverteerd naar pdf-bestand om meerdere redenen. Ten eerste worden de initieel ontvangen bestanden  beschouwd als originelen. Deze worden in het hart van ons systeem opgeslagen, dus kunnen we altijd terug naar de originele uitgangssituatie. Ten tweede kan vrijwel iedereen een pdf-bestand openen en lezen in ProDocs en Docs2Go. Ten derde zijn pdf-bestanden door onze ProDocs Engine bewerkbaar, waardoor onze engine veel informatie in de pdf kan toevoegen.

 

Pdf Wasstraat

Na conversie naar pdf-bestand gaan de pdf-bestanden in de ProDocs Engine door een soort Wasstraat. Op tal van punten worden deze bestanden opgepoetst, zoals ontspikkelen, rechtdraaien, meer contrast toevoegen, in zwart/wit voor de leesbaarheid, grote pdf-bestanden (>10mb) opsplitsen, gereedmaken voor internet, conversie naar pdf/a.

OCR-en van documenten

Met behulp van OCR-techniek worden letters, cijfers en leestekens van documenten afgelezen. Vervolgens wordt ieder pdf-bestand getransformeerd naar een pdf/a-bestand.

 

 

Folderstructuur

De folderstructuur van de klant blijft gehandhaaft. De documenten zijn terug te vinden in de folderstructuur waarin deze in eerste instantie zijn aangeleverd.

 

 

Prosearch

Met ProSearch in ProDocs kunt u documenten zoeken zoals in Google. De zoekmethodiek ProSearch is gebaseerd op de Google Search Appliance. Hierdoor is het mogelijk documenten te zoeken met het Google algoritme. In ProDocs zijn van uw documenten een pdf/a-bestand gemaakt. Hierdoor zijn alle teksten lees- en dus doorzoekbaar geworden voor ProDocs en kunt u op ieder gewenst kenmerk zoeken.

 

 

condities

Aanlevering van de juiste bestandstypen die verwerkt kunnen worden in ProDocs.

 

 

 

Voordelen van – documentatie vindbaar maken met ProSearch

  • Geen tijdverlies met het zoeken naar documenten, maar direct vinden
  • Geen document wordt gemist, werkelijk ieder document met het opgegeven kenmerk wordt getoond