Controle van de Process flow op uw documenten

Inleiding

ProDocs geeft u inzicht in de status en (on-)volledigheid van de documentatie van uw assets, de zogenaamde process flow. Alle opeenvolgende tekeningen worden in beeld gebracht. Het resultaat wordt zowel grafisch als in een exceltabel weergegeven.

 

 

 

Protransfer

Alle documenten worden ingelezen op onze beveiligde dataserver met de functie ProTransfer in ProDocs. Uw bestanden worden tot 50GB van uw pc-systemen rechtstreeks en veilig ge-upload naar de ProDocs servers. De bestanden komen dus niet in de cloud bij onbekende servers, zoals bij andere transfer aanbieders.

 

 

ProDocs portaal

Uw documenten worden geplaatst in een klantspecifiek ProDocs Portaal, een omgeving “in de cloud”, waar uw documenten veilig staan. ProDocs is uitgerust met diverse modules waarmee u uw documenten compleet kunt beheren en bewerken.

 

 

 

Genereren documentenlijst

Welke bestanden zijn er precies aangeleverd door de (eind-)klant? Wat zat in al die Zip-bestanden? Gecomprimeerde bestanden worden automatisch uitgepakt. ProDocs genereert een documentenlijst van alle bestanden met vermelding van pad, bestandsnaam, bestandstype en ontvangstdatum.

 

 

Conversie originelen naar pdf bestand

Alle originelen worden automatisch geconverteerd naar pdf-bestand om meerdere redenen. Ten eerste worden de initieel ontvangen bestanden  beschouwd als originelen. Deze worden in het hart van ons systeem opgeslagen, dus kunnen we altijd terug naar de originele uitgangssituatie. Ten tweede kan vrijwel iedereen een pdf-bestand openen en lezen in ProDocs en Docs2Go. Ten derde zijn pdf-bestanden door onze ProDocs Engine bewerkbaar, waardoor onze engine veel informatie in de pdf kan toevoegen.

 

 

OCR-en van documenten

Met behulp van OCR-techniek worden letters, cijfers en leestekens van documenten afgelezen. Vervolgens wordt ieder pdf-bestand getransformeerd naar een pdf/a-bestand.

 

 

 

Pdf Wasstraat

Na conversie naar pdf-bestand gaan de pdf-bestanden in de ProDocs Engine door een soort Wasstraat. Op tal van punten worden deze bestanden opgepoetst, zoals ontspikkelen, rechtdraaien, meer contrast toevoegen, in zwart/wit voor de leesbaarheid, grote pdf-bestanden (>10mb) opsplitsen, conversie naar pdf/a, gereedmaken voor internet.

 

 

Documenttype classificatie

O

nze ProDocs Engine classificeert de bestanden op documenttype, zoals certificaat, contract, handleiding, e-mail, datasheet, procedure etc. en op tekeningtype, zoals aansluitsheet, buildinglayout, map, geografische tekening, Iso, P&ID, loopsheet etc. en foto’s.

 

 

Tekeningen koppelingen validatie

ProDocs legt connecties tussen opeenvolgende tekeningen. Er wordt inzicht in de volledigheid en continuïteit van het documentatie pallet verkregen.

 

 

 

Data verificatie

Alle data worden op karakterniveau geverifieerd.
Voorbeeld: is het uitgelezen karakter “0” – cijfer 0 – of hoofdletter O.

 

 

Verificatie

Hierbij worden de karakters qua samenhang gevalideerd. Is het een woord volgens het woordenboek? Of voldoet het aan de voorgeschreven syntax van een asset nummer?

 

 

 

Metadata van documenten

Documenten worden geïndexeerd, zodat ieder document traceerbaar wordt. Hiertoe worden van elk document metadatavelden uitgelezen, gezamenlijk de documentsleutel genoemd : documentnummer, revisienummer, sheet- en/of paginanummer.

 

 

 

Grafische weergave van het resultaat

De overeenkomsten en verschillen tussen de geïdentificeerde assets vanaf tekening en in de database worden grafisch weergegeven. De op tekening gevonden waarden worden voorzien van een rechthoek. De in de onderhoudsdatabase gevonden assets krijgen een groene rechthoek, de ontbrekende assets een rode.

 

 

Excel tabel van het resultaat

De ProDocs engine genereert een excellijst met daarin minimaal de kolommen: zoekwoord, document, pagina, alinea. In de kolom True/False worden de overeenkomsten en verschillen tussen de geïdentificeerde assets op tekening en uit de database weergegeven.

 

 

 

Condities

Vrijblijvende offerte wordt gebaseerd op de hoeveelheid documentatie. Na schriftelijke opdrachtbevestiging wordt de opdracht ingepland.

 

 

 

Voordelen – controle van de Process Flow

 

  • Duidelijkheid of iedere tekening in de process flow aanwezig is
  • Inzicht in de status en (on-)volledigheid van de documentatie van de assets, zowel tekeningen als databases